Communicatie en beïnvloedende factoren

Gerelateerde afbeelding

Een aandachtspunt dat in algemene zin geldt voor elk van de vier aspecten is dat hoe beter de verschillende aspecten waarneembaar en bespreekbaar zijn, hoe doeltreffender het betreffende aspect gecommuniceerd kan worden. Dit betekent voor het zakelijke aspect dat eenvoud van stijl, zoals korte zinnen, bekende woorden, een heldere structuur (logische volgorde en overzichtelijke opbouw van het betoog) en een aantrekkelijke presentatie (stimulerende stijlmiddelen, zoals voorbeelden, vergelijkingen en humor) de waarneembaarheid en de bedoelde interpretatie bevorderen. Een aandachtspunt ten aanzien van het expressieve aspect (al dan niet bewust meegezonden informatie over de persoon van de zender) is dat hoe minder er sprake is van angst om zichzelf bloot te geven en hoe groter de behoefte is om open en eerlijk te zijn in bedoelingen, des te kleiner de kans is dat de drie andere aspecten verkeerd waargenomen worden. Denken dat men met een ander kan communiceren zonder daarmee tevens iets over zichzelf te zeggen c.q. prijs te geven is een illusie. Dat de ander het expressieve aspect niet altijd wil of kan waarnemen is een andere zaak. Ten aanzien van het relationele aspect (de persoonlijke verhouding die de zender met de ontvanger op dat moment wenst te hebben: van vriend tot vijand) geldt dat dit vooral wordt gecommuniceerd door non-verbale signalen (intonatie, fysieke afstand, lichaamshouding). In het algemeen kan gesteld worden dat een grote emotionele betrokkenheid van de zender het bij de ontvanger moeilijker maakt om het zakelijke aspect objectief en volledig over te brengen. Bij het appellerende of uitnodigende aspect gaat het om het uitoefenen van invloed op het denken, doen of voelen van de ontvanger. Daarbij kunnen uitgezonden signalen expliciete en verborgen uitnodigingen tot interpretatie bevatten.
Naast informatievoorziening die berust op systematische verwerking van interne en externe organisatiegegevens is goede communicatie van het grootste kantoorruimte amsterdam belang voor de besluitvorming. Er worden intussen echter heel wat fouten gemaakt in de communicatie tussen mensen in de organisatie. Communicatie tussen mensen in de organisatie wordt mede beïnvloed door alle aspecten van menselijk gedrag. Denk aan slecht kunnen luisteren, frustratie en dergelijke. Ook kan het ontbreken van goede en open communicatiekanalen nadelig uitwerken. In sommige gevallen zijn in een organisatie de communicatiekanalen gewoon geblokkeerd omdat iemand het niet eens is met een bericht of er zelfs geen nota van neemt. Censureren of het bewust of onbewust vervormen van berichten kan eveneens problemen opleveren. Effectieve communicatie vooronderstelt, zoals al is gezegd, tweerichtingsverkeer en vereist zowel een bereidheid tot echt luisteren als een bereidheid tot spreken.
In het proces van communicatie moet men, om deze ‘fouten’ te voorkomen, bij wijze van spreken bereid zijn om ‘in de schoenen van de ontvanger te gaan staan’ om te begrijpen met welke oren en in welke taal iemand een bericht zal ontvangen en met welke gevoelens een bericht zal worden uitgelegd. De kijk van de ander op een boodschap of een bericht is uiteraard bepalend voor zijn reactie. Het is met andere woorden dan de kunst om een bericht of boodschap zo te formuleren dat dit of deze met dezelfde bedoeling wordt ontvangen en uitgelegd als waarin dit of deze oorspronkelijk werd verzonden. Veelal treedt echter vertekening op van informatie. Dit gebeurt onder meer door: omgevingsfactoren, zoals lawaai in een fabrieksruimte of geografische afstand tussen vestigingen; menselijke factoren, waarbij zowel verstandelijke factoren (geheugen, vergeetachtigheid, niet herkennen van een ‘lijn’ in een verhaal of het niet ‘tussen de regels’ door kunnen lezen) als emotionele factoren, zoals angst, frustratie en vooroordelen een rol kunnen spelen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *